AUTOMATIZAVIMAS

Nuo ko pradėti procesų automatizavimą: kaip pasirinkti pirmąjį procesą

Dauguma automatizavimo iniciatyvų stringa ne ties technologija, o ties pasirinkimu. Kai bandoma iš karto aprėpti viską, projektas virsta analize, kuri niekada nepasiekia produkcijos. Šis tekstas — apie tai, kaip pasirinkti vieną procesą, kurį verta užbaigti.

Abstrakti schema: keli procesai suteka į vieną automatizuotą kelią

Kodėl pradėti nuo vieno proceso

Plati automatizavimo programa reikalauja sprendimų apie dešimtis procesų vienu metu, dar prieš turint patirties. Rezultatas dažniausiai — ilgas sąrašas prioritetų ir nė vieno veikiančio sprendimo.

Vienas užbaigtas procesas duoda tris dalykus, kurių neduoda joks dokumentas: realų rezultatą, patikrintas integracijas ir komandos patirtį. Nuo to plėstis daug pigiau nei nuo prielaidų.

Keturi kriterijai, pagal kuriuos verta rinktis

Ne kiekvienas erzinantis procesas yra geras kandidatas. Praktikoje pakanka keturių klausimų, ir juos galima atsakyti be jokio įrankio:

Pasikartojamumas — ar procesas vyksta bent kelis kartus per savaitę? Retai vykstantį procesą automatizuoti dažniausiai brangiau, nei atlikti ranka.
Apimtis — kiek žmogaus valandų per mėnesį jis realiai suvalgo? Jei atsakymas „nežinome”, pirmas žingsnis yra išmatuoti, ne automatizuoti.
Klaidos kaina — kiek kainuoja viena klaida? Ten, kur klaida brangi, automatizacija duoda vertę net nesutaupydama laiko.
Duomenų prieinamumas — ar reikalingi duomenys pasiekiami per sąsajas? Jei informacija egzistuoja tik el. laiškuose ir žmonių galvose, pirma reikia tvarkyti duomenis.

Kur dažniausiai klystama

Pirmoji klaida — rinktis procesą pagal tai, kuris labiausiai erzina, o ne pagal tai, kuris duos aiškiausią rezultatą. Erzinantis procesas dažnai yra sudėtingas būtent todėl, kad jame daug išimčių.

Antroji — automatizuoti procesą tokį, koks jis yra. Jei eiga susiformavo atsitiktinai per kelerius metus, automatizavimas tiesiog pagreitina blogą tvarką. Prieš automatizuojant verta klausti, kurie žingsniai apskritai reikalingi.

Trečioji — palikti neapibrėžtas ribas. Turi būti aišku, ką sistema daro savarankiškai, kur būtinas žmogaus patvirtinimas ir kas atsitinka, kai įvyksta kažkas nenumatyta.

Kaip atrodo pirmas žingsnis praktikoje

Realiai pakanka savaitės, kad būtų aišku, ar procesas tinkamas. Per tą laiką išmatuojama esama būklė, aprašoma eiga su išimtimis, patikrinama, ar duomenys pasiekiami, ir sutariama, kas bus laikoma sėkme.

Tik po to prasideda techninis darbas. Toks eiliškumas atrodo lėtesnis, bet jis pašalina dažniausią automatizavimo projektų žlugimo priežastį — sprendimą, kuris veikia demonstracijoje ir nepasiekia produkcijos.

KĄ VERTA ATSIMINTI

Pradėkite nuo vieno proceso, kurį galima užbaigti, o ne nuo programos.
Vertinkite pagal pasikartojamumą, apimtį, klaidos kainą ir duomenų prieinamumą.
Neautomatizuokite proceso, kurio žingsnių niekas negali paaiškinti.
Prieš startą užfiksuokite esamą būklę — kitaip nebus su kuo palyginti.

SUSIJĘ